Tự động hóa, tin học hóa và số hóa khác nhau thế nào?

Có thể hình dung theo một trục đơn giản:

Tin học hóa → Số hóa → Tự động hóa

·         Tin học hóa: Đưa công cụ máy tính vào để hỗ trợ con người thực hiện công việc

·         Số hóa: Chuyển thông tin, dữ liệu và cách thức xử lý sang môi trường số, từ đó thay đổi cách quy trình được vận hành và quản lý

·         Tự động hóa: Thiết kế hệ thống để một phần hoặc toàn bộ tác vụ được thực hiện theo quy tắc mà không cần con người thao tác thường xuyên

Vì vậy, một quy trình có thể đã được số hóa nhưng chưa tự động hóa. Ngược lại, tự động hóa hiệu quả thường cần một nền tảng dữ liệu và quy trình đủ số hóa để hệ thống có thể đọc, xử lý và phản hồi.

Tin học hóa là gì và khác gì với số hóa?

Tin học hóa tập trung vào việc dùng máy tính, phần mềm hoặc hệ thống thông tin để hỗ trợ một công việc vốn đang được con người thực hiện.

Ví dụ, thay vì ghi danh sách khách hàng trên giấy, nhân viên nhập thông tin vào Excel. Thay vì tính lương thủ công bằng máy tính cá nhân, doanh nghiệp sử dụng phần mềm tính lương.

Trong hai trường hợp này, công cụ đã thay đổi nhưng vai trò của con người trong quy trình vẫn rất lớn. Nhân viên vẫn nhập dữ liệu, kiểm tra, tính toán, ra quyết định và thực hiện bước tiếp theo.

Điểm nhận biết của tin học hóa là:

·         Công nghệ chủ yếu đóng vai trò công cụ hỗ trợ

·         Con người vẫn trực tiếp điều khiển phần lớn quy trình

·         Dữ liệu có thể được xử lý bằng máy tính nhưng chưa nhất thiết tạo thành một quy trình số liên thông

·         Thay đổi chủ yếu nằm ở công cụ thực hiện công việc

Do đó, có phần mềm chưa đồng nghĩa với đã số hóa toàn bộ quy trình.

Số hóa thay đổi quy trình ở điểm nào?

Số hóa đi xa hơn việc đưa một công cụ máy tính vào công việc. Trọng tâm là đưa dữ liệu và hoạt động xử lý vào môi trường số, để thông tin có thể được lưu trữ, trao đổi, truy xuất và xử lý bằng hệ thống.

Ví dụ, một doanh nghiệp trước đây tiếp nhận hồ sơ giấy. Khi số hóa, hồ sơ được chuyển thành dữ liệu điện tử, lưu trên hệ thống và có thể được các bộ phận liên quan truy cập theo quyền.

Ở đây, thay đổi không chỉ là “nhân viên dùng phần mềm thay cho giấy”. Cách thông tin di chuyển trong quy trình cũng thay đổi.

Một quy trình số hóa tốt thường có:

·         Dữ liệu được tạo và lưu trữ dưới dạng số

·         Thông tin được chia sẻ giữa các bước hoặc hệ thống

·         Trạng thái xử lý có thể được theo dõi trên hệ thống

·         Việc tìm kiếm, truy xuất và tổng hợp dữ liệu nhanh hơn

·         Một số bước xử lý có thể được chuẩn hóa bằng phần mềm

Tuy nhiên, số hóa vẫn có thể cần con người thực hiện nhiều bước. Ví dụ, nhân viên vẫn phải kiểm tra hồ sơ, nhập dữ liệu, phê duyệt hoặc chuyển trạng thái dù tất cả đều diễn ra trên phần mềm.

Đây là điểm thường bị nhầm giữa số hóa và tự động hóa: chuyển một quy trình lên phần mềm không có nghĩa hệ thống đã tự thực hiện quy trình đó.

Tự động hóa khác số hóa ở cơ chế vận hành

Tự động hóa tập trung vào câu hỏi: Sau khi dữ liệu đã được đưa vào hệ thống, hệ thống có thể tự thực hiện bao nhiêu bước mà không cần con người thao tác?

Một quy trình tự động hóa thường có cấu trúc:

Sự kiện đầu vào → Điều kiện hoặc quy tắc → Hệ thống xử lý → Hành động đầu ra

Ví dụ, khi một đơn hàng được thanh toán thành công, hệ thống có thể tự:

1.    Ghi nhận trạng thái đơn hàng

2.    Kiểm tra điều kiện xử lý

3.    Tạo yêu cầu xuất kho

4.    Gửi thông báo

5.    Cập nhật trạng thái cho khách hàng

Con người không cần thực hiện thủ công từng bước.

Vì vậy, khác biệt quan trọng nhất là số hóa làm cho quy trình và dữ liệu trở nên số; tự động hóa làm cho hệ thống có khả năng thực hiện quy trình dựa trên dữ liệu và quy tắc đã có.

Có thể tóm tắt:

Ba khái niệm này có phải ba cấp độ bắt buộc không?

Không phải mọi dự án đều đi qua ba bước theo đúng thứ tự.

Một doanh nghiệp có thể tin học hóa một tác vụ mà chưa cần xây dựng hệ thống số hóa toàn bộ quy trình. Một hệ thống cũng có thể được thiết kế để tự động hóa một tác vụ cụ thể ngay từ đầu.

Tuy nhiên, trong những quy trình phức tạp, ba khái niệm thường có quan hệ với nhau.

Ví dụ với quy trình duyệt đơn:

Tin học hóa: Nhân viên nhập đơn vào phần mềm

→ Số hóa: Đơn hàng, trạng thái, hồ sơ và luồng phê duyệt được quản lý trên hệ thống

→ Tự động hóa: Hệ thống tự kiểm tra điều kiện và chuyển đơn sang bước tiếp theo khi đáp ứng quy tắc

Điểm quan trọng là không đánh giá mức độ chuyển đổi chỉ dựa trên tên gọi của dự án. Cần nhìn vào quy trình thực tế đã thay đổi như thế nào và con người còn phải làm những bước nào.

Cách nhận biết một dự án đang tin học hóa, số hóa hay tự động hóa

Có thể kiểm tra bằng ba câu hỏi.

1. Nếu bỏ phần mềm đi, quy trình có gần như giữ nguyên cách làm không?

Nếu có, dự án nhiều khả năng mới dừng ở tin học hóa. Phần mềm chủ yếu thay thế công cụ thủ công.

2. Dữ liệu và luồng xử lý đã được chuyển sang môi trường số chưa?

Nếu có nhưng nhân viên vẫn phải thực hiện phần lớn các bước, đó thường là số hóa.

3. Khi có dữ liệu hoặc sự kiện đầu vào, hệ thống có thể tự thực hiện bước tiếp theo theo quy tắc không?

Nếu có, dự án đã có thành phần tự động hóa.

Một dấu hiệu rất rõ của tự động hóa là thay vì câu hỏi “Nhân viên phải bấm gì tiếp theo?”, doanh nghiệp có thể mô tả quy trình bằng “Khi điều kiện X xảy ra, hệ thống tự thực hiện Y”.

Khi nào nên số hóa và khi nào nên tự động hóa?

Không nên tự động hóa mọi thứ chỉ vì công nghệ cho phép.

Nếu quy trình hiện tại còn nhiều bước thừa, dữ liệu không thống nhất hoặc quy tắc xử lý chưa rõ, tự động hóa có thể khiến một quy trình kém hiệu quả được thực hiện nhanh hơn nhưng vẫn kém hiệu quả.

Trình tự hợp lý thường là:

Hiểu quy trình → Chuẩn hóa → Số hóa dữ liệu và luồng xử lý → Xác định quy tắc → Tự động hóa các bước phù hợp

Trong đó, những tác vụ lặp lại, có đầu vào rõ ràng, quy tắc xử lý tương đối ổn định và kết quả có thể xác định thường là ứng viên tốt cho tự động hóa.

Ngược lại, những bước cần phán đoán linh hoạt, xử lý ngoại lệ phức tạp hoặc phụ thuộc nhiều vào quyết định của con người có thể vẫn cần con người tham gia.

Tóm lại

Tin học hóa chủ yếu đưa công nghệ máy tính vào để hỗ trợ cách làm hiện có.

Số hóa đưa dữ liệu và quy trình vào môi trường số để thay đổi cách thông tin được tạo, lưu trữ, trao đổi và xử lý.

Tự động hóa tiến thêm một bước: hệ thống có thể tự thực hiện các tác vụ theo dữ liệu, điều kiện và quy tắc mà không cần con người thao tác ở từng bước.

Vì vậy, khi đánh giá một dự án, câu hỏi quan trọng không phải là “đã dùng phần mềm chưa?”, mà là “quy trình đã thay đổi đến đâu và hệ thống đã thay con người thực hiện được bao nhiêu bước?”.